Comment rédiger une lettre pour restituer les clés d’une entreprise ?

En entreprise, parmi les risques de handicap au bon déroulement des actions figure la restitution des clés par les anciens employés. En règle générale, les salariés sont censés restituer les clés et le matériel lorsqu’ils quittent leur fonction. Cependant, pour s’en assurer, les employeurs se doivent de disposer au sein de l’entreprise des documents formels spécialement dédiés à cette fin. Que doit comporter une lettre de restitution des clés au sein d'une société?

La lettre de restitution des clés en entreprise, qu’est-ce que c’est ?

Les formalités s’avèrent très importantes pour toutes les actions entreprises au sein de la société. La lettre de restitution est un document formel élaboré pour faire reconnaître aux nouveaux employés tous les objets qu’ils ont reçu dès leur prise de fonction. Avant de remettre les clés (voiture de fonction, bureaux, etc.) à ceux-ci, vous devez leur faire remplir en amont cette lettre. Elle contribue à prévenir le maximum de problèmes autour de la restitution des clés à leur départ de l’entreprise.  

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Notez qu’après restitution des clés, vous avez le devoir en tant qu’employeur de délivrer une attestation de restitution à votre ex employé. Ce document similaire au précédent, à quelques détails près, servira à prouver que vous reconnaissez avoir repris les clés et matériel des mains de celui-ci à. 

Structure de la lettre de restitution 

La rédaction de la lettre de restitution des clés en entreprise est un exercice à faire avec précaution. Voici un modèle dont vous pouvez vous servir pour la rédiger.

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Je soussigné (Nom et Prénoms de l’employé), résidant à (son adresse) reconnaît avoir pris (les clés et tous autres objets reçus) des mains de (Nom et prénoms de l’employeur).

(Nom et Prénoms de l’employé) s’engage à rendre systématiquement les clés et matériel mis à sa disposition à (nom de l’entreprise) lorsqu’il quitte ses fonctions. En aucun cas, monsieur (Nom et Prénoms de l’employé) ne peut utiliser le matériel (qui demeure la propriété de l’entreprise) à des fins personnelles ou l’emprunter à un tiers. En cas de détérioration ou de perte, (nom de l’entreprise) se réserve le droit de réclamer le remboursement du matériel. 

Par ailleurs, la précision doit être le maître mot dans la rédaction de la lettre de restitution des clés et du matériel en entreprise. Tâchez donc de mentionner avec précision l’état, la marque, la couleur, le modèle, le fonctionnement, les défauts du matériel et les clés mis à disposition du nouveau salarié.